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Afaste o fantasma da procrastinação: 7 dicas para melhorar a produtividade

Melhorar a produtividade é uma preocupação muito comum entre profissionais dos mais diversos segmentos – principalmente para aqueles que trabalham por conta própria. Em meio a tantas atividades que devem ser concluídas ao longo de um dia, torna-se difícil manter o foco e ser eficiente na realização de todas elas, não é?

Ser produtivo não significa cumprir uma jornada de trabalho regrada, mas sim conseguir realizar todas as atividades necessárias no menor tempo possível. O segredo para isso é bastante simples: uma boa organização e colocar o foco em uma atividade de cada vez.

Porém, colocar isso em prática não é tão simples assim. Você está realizando uma atividade quando é interrompido com o surgimento de outra demanda urgente, e logo após possui uma reunião agendada. Ao retomar aquela primeira atividade, é distraído com os planos para o fim de semana e não consegue concluí-la antes do próximo compromisso. Essa é uma situação comum na sua rotina?

Neste artigo veremos 7 dicas para melhorar a produtividade que ajudarão a alcançar os seus objetivos e se manter longe de procrastinação. Confira.

7 dicas para melhorar a produtividade

Se o seu objetivo é melhorar a produtividade, não é preciso realizar esforços sobre-humanos. Com pequenas mudanças no dia a dia você consegue alcançar ótimos resultados. Veja algumas dicas simples e eficazes.

1. Conheça métodos que melhoram a produtividade no trabalho

A produtividade já foi assunto de diversas pesquisas que buscam compreender quais são as melhores formas de aumentar o rendimento das pessoas. Ao contrário do que se pensava antigamente, o melhor caminho para melhorar a produtividade não é trabalhar o maior tempo possível sem descanso – e sim balancear momentos de foco na atividade com descanso.

Entre os métodos mais populares estão o GTD, The Action Method e Pomodoro:

  • GTD “Get Things Done” (Ter as Coisas Feitas): é um método de organização que busca liberar a sua mente para focar na atividade que está sendo realizada e otimizar o uso do tempo. Para isso, a metodologia é baseada em cinco passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.
  • “The Action Method” (O método de ação): desenvolvido pela Behance, o The Action Method é uma metodologia para organização de projetos de forma colaborativa que busca colocar as ações em prática sem perder muito tempo – priorizando a efetiva realização de todas as tarefas.
  • Pomodoro: é uma técnica de gerenciamento de tempo que consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos com breves intervalos.

2. Gerencie os seus processos

É muito difícil elaborar uma fórmula pronta para melhorar a produtividade porque cada pessoa possui os seus próprios processos para lidar – além de render mais ou menos em determinadas situações. Por isso, o gerenciamento dos processos de forma assertiva se torna tão importante.

Faça um mapeamento de quais são os principais processos envolvidos na sua rotina para o cumprimento adequado de todas as atividades pertinentes. Esse conhecimento permite que você consiga planejar melhor o seu dia – sem ser pego por situações inesperadas que podem criar um caos.

3. Use aplicativos para melhorar a sua produtividade

A tecnologia incorporou em nossas rotinas diversos aspectos que podem servir como distração – como os aplicativos de comunicação, as redes sociais e o acesso constante a informações. Porém, também foram criados diversos aplicativos que podem ajudá-lo a melhorar a produtividade.

Esses aplicativos podem apresentar as mais diversas funções. Você pode encontrar aplicativos para gerenciamento de tarefas pessoais e projetos (Trello, Todoist), agenda automatizada (Google Agenda, Cisco Spark), manter o foco (FocusList, Forest), gerenciar hábitos e metas (Strides), monitoramento do tempo (Hours, Toggl), produção colaborativa (Google Docs, Asana), entre vários outros.

4. Gerencie o seu tempo livre

Aproveitar o seu tempo livre é tão importante quanto utilizar o tempo de trabalho de forma adequada. A sua vida vai muito além do trabalho, certo? Essa compreensão eleva a sua qualidade de vida e torna a sua rotina mais leve – impactando positivamente na produtividade.

Nos momentos em que não estiver trabalhando, busque esquecer os compromissos do dia seguinte. Durma bem, tenha uma alimentação balanceada, pratique esportes, saia com amigos e se dedique a hobbies. O trabalho deve ser apenas uma parte da sua vida, e não tomá-la por completo.

5. Organize a sua rotina

Algumas pessoas preferem começar o dia com as tarefas mais complexas para se livrar delas, enquanto outras preferem iniciar finalizando as pequenas tarefas para sentirem que estão rendendo. Enquanto alguns profissionais não têm problemas em agendar reuniões ao longo do dia, outros preferem concentrar os compromissos no início ou no fim do dia – para não quebrar a produção.

O importante mesmo é conseguir organizar uma rotina a ser seguida – independentemente da ordem em que as atividades serão realizadas. Essa rotina será a base para que você mantenha uma boa disciplina no cumprimento de todos os compromissos.

Além de gerenciar cada um dos processos profissionais para alcançar os melhores resultados, também é importante integrar esse planejamento com os compromissos pessoais. Se você tem uma consulta marcada no dentista as 11:30h, é preciso considerar que as atividades da manhã se encerram nesse horário.

6. Cuidado com a procrastinação

Diariamente, lidamos com muitos elementos que atraem a procrastinação – seja uma televisão ligada perto do ambiente de trabalho ou uma aba do navegador aberta no Facebook. É preciso ter muito cuidado com o tempo gasto procrastinando para não afetar toda a sua produtividade.

Para quem busca melhorar a produtividade, a dica é monitorar o tempo gasto em cada atividade para identificar o tempo perdido. Além disso, é possível utilizar métodos como o Pomodoro para coordenar o tempo de atividades e realizar pausas para descanso.

7. Tenha experiências com outros profissionais

Você já parou para pensar sobre os benefícios de trabalhar em locais diferentes e interagir com outras pessoas sempre que possível? Estar na presença de outros profissionais engajados no seu trabalho pode servir como um fator de motivação para colocar todo o foco no desenvolvimento das suas atividades.

Além disso, a troca de experiência com esses profissionais pode render ótimas dicas de produtividade. Talvez você conheça o desenvolvedor de um software que agiliza os processos internos do seu negócio, ou então encontre um freelancer que pode auxiliá-lo com algumas tarefas.

Melhorar a produtividade é o caminho para o sucesso

Fala-se muito sobre a importância da criatividade e inovação para o sucesso no mercado, porém um empreendedor também precisa ser produtivo se quiser alavancar o seu negócio. Coloque em prática as dicas que vimos ao longo deste artigo para otimizar a sua rotina de trabalho e alcançar resultados fantásticos.

Gostou do nosso conteúdo? Sabia que uma tendência dos empreendedores é a de trabalhar em escritórios compartilhados? Confira neste artigo as 5 principais razões para trabalhar em um escritório compartilhado!

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